IF5 Regelefterlevnad

Arbetet med regelefterlevnad påverkades under 2022 i hög grad av sanktionerna gentemot Ryssland och beslutet att pausa och senare stänga ner all av Sandvik bedriven affärsverksamhet, i och med landet. Till följd av utvecklingen utformades, uppdaterades och implementerades flera godkännandeprocesser.

Den ständigt ökande komplexiteten i det regulatoriska landskapet medförde även ett ökat fokus på vår digitala resa och att vi ytterligare utvecklade vårt datadrivna och riskbaserade förhållningssätt för att möjliggöra bättre beslutsfattande. Under 2022 introducerades en app-baserad lösning för hantering av intressekonflikter. Det är ett första steg mot att leverera en mer strömlinjeformad, transparent och säker process för hantering av viktiga riskområden inom regelefterlevnad.

Vårt system, det så kallade Compliance House, fortsatte att vara centralt i vårt arbete med regelefterlevnad. Compliance House är ett verktyg som bland annat gör det möjligt för varje enhet att förstå och arbeta med sina egna efterlevnadsrisker och öka transparensen kring implementering av kontrollsystemet. Under 2022 operationaliserades och integrerades systemet ytterligare i linjeorganisationen. Vid slutet av året var alla affärsenheter inkluderade i verktyget, förutom ett fåtal nyförvärvade enheter som undersökts för regelefterlevnadsrisker under due diligence-processen, samt några enheter som huvudsakligen utför administrativa uppgifter och interna tjänster och därmed ansetts vara förenade med låg risk. Av de 357 enheterna som var aktiva i verktyget hade 327 (92 procent) genomfört en självutvärdering under året. Compliance House kräver även att varje enhet årligen kommunicerar kring antikorruption, konkurrenslagstiftning och hantering av personuppgifter till sina medarbetare. Vid årsskiftet uppgav 94 procent av enheterna att de hade uppfyllt kommunikationskravet för anti-korruption. Motsvarande siffror för konkurrensrätt och personuppgifter var 93 respektive 92 procent.

Medarbetarna erbjöds utbildning i regelefterlevnad i olika former såsom e-utbildning, webinarier och klassrumsutbildningar. Mer än 16 282 utbildningar registrerades under året, varav 4 169 i anti-korruption, 3 894 i konkurrenslagstiftning, 5 638 hantering av personuppgifter och 2 581 i sanktioner och exportkontroll. Under 2022 deltog koncernledningen i en utbildning i form av ett antikorruptionsdilemma.

Sandvik har nolltolerans mot mutor och korruption och under 2022 reviderade och uppdaterade vi vår antikorruptionspolicy. Policyn ställer krav på samtliga medarbetare och chefer att identifiera och uppmärksamma eventuella intressekonflikter. Riskanalysen via Compliance House visade inte på några väsentliga korruptionsrisker, med hänsyn tagen även till handlingsplaner och riskkontroller på plats. Sandvik ställer inte krav på sina affärspartners att följa Sandviks policyer och procedurer för regelefterlevnad men använder sig av en uppförandekod för leverantörer/affärspartners för efterlevnad av relevanta regler och principer relaterade till antikorruption, konkurrenslagstiftning, hantering av personuppgifter och internationella sanktioner. Nya och uppdaterade uppförandekoder för leverantörer respektive affärspartners lanserades 2021 och fortsatte att rullas ut under 2022. Sandvik kräver också att relevanta kommersiella mellanmän gör separata kontraktuella åtaganden rörande anti-korruption och sanktioner. Användningen av antikorruptionsklausulen och uppförandekoden för affärspartners följs upp i Compliance House. 63 procent av alla enheter som använder sig av kommersiella mellanmän svarade att samtliga av dessa hade undertecknat uppförandekoden för affärspartners och att 60 procent hade undertecknat ett kontrakt som inkluderade en antikorruptionsklausul. Enheternas svar granskas och verifieras av funktioner för intern och extern revision som ett led i det löpande revisionsarbetet.

2022 svarade Sandvik på frågor från Inspektionen för strategiska produkter till följd av mediarapportering om tidigare försäljning till företag med anknytning till Rysslands militärindustri. Ärendet avslutades utan åtgärd. I övrigt förekom inga väsentliga fall och Sandvik tilldelades inga väsentliga böter eller icke-monetära sanktioner för överträdelser av lagar eller regler relaterat till våra fyra områden för regelefterlevnad.